Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Pohjois-Karjala projekti -säätiö sr
Puutarhatie 17
81100 Kontiolahti

Y-tunnus: 0632968-3
Sähköposti: saatio@pkprojekti.fi

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tiina Vlasoff
Sähköposti: saatio@pkprojekti.fi

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot ja pyynnöt voi toimittaa yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.

3. Rekisterin nimi

Pohjois-Karjala projekti -säätiön apuraha- ja yhteydenottorekisteri

Rekisteri sisältää säätiölle toimitettuihin apurahahakemuksiin sekä yhteydenottoihin liittyviä henkilötietoja.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Pohjois-Karjala projekti -säätiön toiminnan toteuttamiseksi, apurahahakemusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja ratkaisemiseksi sekä säätiölle osoitettuihin yhteydenottoihin vastaamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tilanteesta riippuen rekisterinpitäjän oikeutettu etu, rekisteröidyn pyynnöstä ennen mahdollista sopimussuhdetta tehtävät toimenpiteet, sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjää koskevien lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.

Apurahahakemuksiin sisältyviä henkilötietoja käsitellään apurahojen hakemisen, hakemusten arvioinnin, apurahapäätösten tekemisen, hakijoille viestimisen sekä myönnettyihin apurahoihin liittyvien hallinnollisten velvoitteiden hoitamiseksi.

Yhteydenottolomakkeen ja sähköpostin kautta toimitettuja henkilötietoja käsitellään yhteydenottoihin vastaamiseksi ja niihin liittyvien asioiden hoitamiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

5. Rekisterin tietosisältö

Apurahahakemusten yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:

• hakijan nimi ja yhteystiedot
• katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka
• sähköpostiosoite ja puhelinnumero
• organisaatio ja tehtävä
• mahdollisen yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot
• tutkimus- tai hankesuunnitelman sisältämät tiedot
• haettavaa apurahaa ja sen käyttötarkoitusta koskevat tiedot
• hakemuksen käsittelyyn ja apurahapäätökseen liittyvät tiedot.

Yhteydenottojen yhteydessä voidaan käsitellä esimerkiksi:

• nimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• viestin aihe ja sisältö
• muut rekisteröidyn itse yhteydenotossaan toimittamat tiedot.

Verkkosivuston käytön yhteydessä voidaan lisäksi käsitellä palvelun teknisen toiminnan ja tietoturvan kannalta tarpeellisia teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, ajankohtaa, selainta ja palvelimen lokitietoja.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista niiden käyttötarkoituksen tai säätiötä koskevien lakisääteisten velvoitteiden vuoksi. Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asianmukaisesti.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Tietoja saadaan esimerkiksi:

• verkkosivuston apurahahakemuslomakkeella
• verkkosivuston yhteydenottolomakkeella
• sähköpostitse
• puhelimitse
• muissa tilanteissa, joissa henkilö on yhteydessä säätiöön tai toimittaa säätiölle tietoja.

Apurahahakemukseen voi sisältyä myös muiden tutkimukseen tai hankkeeseen osallistuvien henkilöiden tai organisaatioiden tietoja hakijan toimittamina.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille tahoille.

Apurahahakemusten tietoja voidaan käsitellä säätiön hallinnossa sekä niiden henkilöiden toimesta, joiden tehtäviin apurahahakemusten käsittely, arviointi tai päätöksenteko kuuluu.

Henkilötietoja voivat käsitellä säätiön puolesta myös sellaiset palveluntarjoajat, joiden palveluita käytetään esimerkiksi verkkosivuston ylläpitoon, hosting-palveluihin, sähköpostiin, tietoturvaan tai muuhun tekniseen toteutukseen. Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja säätiön lukuun soveltuvan tietosuojalainsäädännön ja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti EU:n ja ETA:n alueella. Mikäli palveluntarjoajan käyttäminen johtaa henkilötietojen siirtämiseen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla käyttäen soveltuvaa siirtoperustetta ja tarvittavia suojatoimia.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti ja asianmukaista huolellisuutta noudattaen.

Sähköisessä muodossa olevat tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Järjestelmien ja palveluiden käyttö on rajattu henkilöihin, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä.

Käyttöoikeuksia hallitaan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja asianmukaisilla käyttöoikeuksilla. Verkkosivuston, sähköpostipalveluiden ja muiden tietojärjestelmien tietoturvasta huolehditaan asianmukaisin teknisin toimenpitein.

Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvilla henkilöillä on salassapitovelvollisuus käsittelemiensä tietojen osalta.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto siitä, käsitteleekö Pohjois-Karjala projekti -säätiö häntä koskevia henkilötietoja, sekä oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä.

Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti rekisterinpitäjälle osoitteeseen:

saatio@pkprojekti.fi

Rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todentamaan henkilöllisyytensä. Pyyntöihin vastataan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämässä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä voi tilanteesta ja henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteesta riippuen olla oikeus:

• pyytää henkilötietojensa poistamista
• pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä
• saada itse toimittamansa henkilötiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen silloin, kun tietosuoja-asetuksen edellytykset täyttyvät
• peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske tilanteita, joissa tietojen säilyttäminen on tarpeellista esimerkiksi lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä henkilötietojen käsittelystä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.